Avant d’automatiser, il faut comprendre ce qui ralentit vraiment votre activité
Une tâche répétitive, un fichier Excel de plus ou un logiciel mal utilisé sont souvent les symptômes d’un problème plus large.
Nous reprenons le fonctionnement réel de votre activité pour comprendre les étapes, les acteurs, les outils, les données et les points de friction avant de décider ce qu’il faut simplifier, supprimer, connecter ou automatiser.
Vous savez que quelque chose coince, mais pas forcément où intervenir
Quelques situations fréquentes
- Plusieurs personnes ressaisissent les mêmes informations
- Des fichiers parallèles se sont accumulés
- Certaines étapes dépendent d’une seule personne
- Les équipes contournent les outils existants
- Les relances et contrôles reposent sur la mémoire
- Les données sont difficiles à retrouver
- Un projet d’automatisation semble évident mais le processus lui-même n’est pas stabilisé
L’objectif de l’audit est de comprendre le fonctionnement réel, pas le fonctionnement théorique.
Cartographier pour mieux décider
Avant de proposer un nouvel outil ou une automatisation, nous examinons comment le travail se déroule réellement. Cette analyse permet de repérer les pertes de temps, de fiabiliser la circulation des informations et de prioriser les améliorations utiles.
Fonctionnement existant
Nous reprenons les étapes réelles du processus, les rôles de chacun et les outils utilisés au quotidien.
Blocages & doublons
Nous identifions les ressaisies, tâches répétitives et pertes d’information, ainsi que les contournements et zones de dépendance.
Données & outils
Nous regardons où se trouve l’information et comment elle circule, notamment lorsqu’elle se fragmente entre plusieurs outils.
Quick wins
Certaines améliorations rapides et ciblées peuvent être mises en œuvre sans reconstruire tout le système.
Recommandations & feuille de route
Nous priorisons les actions selon leur impact, leur complexité et leur urgence afin de construire une trajectoire réaliste.
Comprendre → cartographier → prioriser → améliorer
Nous partons des usages concrets des équipes pour comprendre les dysfonctionnements et proposer une feuille de route réaliste, avant toute décision d’outillage.
Échanger avec les personnes concernées
Nous recueillons les besoins, les contraintes et les pratiques quotidiennes des équipes.
Cartographier le fonctionnement réel
Nous reconstituons les étapes, les échanges d’informations et les outils utilisés.
Repérer les blocages et les doublons
Nous identifions les pertes de temps, les ressaisies et les risques d’erreur.
Distinguer les actions rapides des chantiers de fond
Nous évaluons les gains possibles et la complexité des améliorations.
Prioriser et formaliser la feuille de route
Nous proposons des recommandations concrètes et hiérarchisées pour décider des prochaines actions.
Un audit utile, même sans lancer immédiatement un projet
Un audit est une mission de cadrage à part entière, lorsque l’analyse des processus, des données ou des règles métier demande un travail approfondi. Le diagnostic et les recommandations constituent un livrable exploitable, sans obligation de poursuivre avec Bee too Bee : vos équipes ou un autre prestataire peuvent prendre le relais.
Cette démarche prépare, lorsque cela est pertinent, SIMPLIFIER pour l’automatisation et la connexion des outils, et PILOTER pour mieux suivre l’activité à partir de données fiables.
Notre objectif : vous aider à comprendre où agir en priorité, avec un plan d’amélioration concret, sans automatiser inutilement un fonctionnement qui doit d’abord être clarifié.
Des processus clarifiés pour des améliorations qui durent
Découvrez comment l’analyse du fonctionnement réel peut révéler les bons chantiers d’amélioration, du quick win à la solution métier évolutive.
Solution métier – Remplacer des fichiers Excel par un système de gestion évolutif
Connexion d’outils – Faire remonter automatiquement les leads sélectionnés dans le CRM
Une entreprise recevait des prospects depuis plusieurs plateformes, obligeant ses commerciaux à ressaisir les informations dans leur CRM. Nous avons mis en place une connexion permettant de récupérer automatiquement les leads sélectionnés et de centraliser leurs informations dans un seul outil.
Passer d’une demi-journée de tâches récurrentes à quelques minutes
Toutes les deux semaines, une activité digitale devait mettre à jour manuellement entre 100 et 200 éléments. Nous avons automatisé l’extraction et la préparation des données, en conservant quelques étapes de vérification et d’import.
Avant de choisir un outil, clarifiez le problème
Quelques ressources pour identifier les vrais points de friction, cartographier vos processus et décider ce qui mérite d’être simplifié avant d’investir dans de nouveaux outils.
CRM commercial TPE/PME : choisir, adapter ou construire son outil ?
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Automatisation ou IA : comment choisir la bonne approche ?
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Expliquez-nous ce qui vous fait perdre du temps, de l’information ou de la visibilité.
Nous vous aiderons à identifier où intervenir avant de choisir l’outil ou l’automatisation.